POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – KLASS WAGEN GMBH (AUTRICHE)

Date d’entrée en vigueur : 10.12.2025

Klass Wagen GmbH (« Klass Wagen », « nous », « notre », « nos ») s’engage à protéger vos données personnelles et à les traiter de manière transparente et licite.
La présente Politique de Confidentialité explique quelles données nous collectons, pourquoi nous les collectons et comment nous les traitons conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la Loi autrichienne sur la protection des données (Datenschutzgesetz – DSG).

En utilisant notre site web, en effectuant une réservation ou en interagissant avec nous, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente Politique de Confidentialité.

INTRODUCTION

1. Objet de cette Politique de Confidentialité

La présente Politique de Confidentialité explique comment Klass Wagen GmbH (« Klass Wagen », « nous », « notre », « nos ») collecte, traite, stocke, partage et protège les données personnelles conformément :

• Au Règlement (UE) 2016/679 (Règlement général sur la protection des données – RGPD)
• À la Loi autrichienne sur la protection des données (Datenschutzgesetz – DSG)
• À la Loi autrichienne sur les télécommunications 2021 (Telekommunikationsgesetz – TKG 2021)
• Aux lois autrichiennes comptables et commerciales (BAO, UGB)
• Aux lignes directrices de l’Autorité autrichienne de protection des données (Datenschutzbehörde – DSB)

Ce document s’applique aux clients, aux utilisateurs du site web, aux partenaires contractuels, aux employés, aux stagiaires, aux candidats, ainsi qu’à toute personne dont nous traitons les données en Autriche.

2. Qui nous sommes

Klass Wagen GmbH
Adresse : Schwadorf Industrie Strasse 1, 2432 Vienne, Autriche
Registre du commerce (Firmenbuch) : 652569k
EUID : ATBRA.652569-000
Objet social : Location de biens mobiliers (hors armes, dispositifs médicaux, aéronefs) et activités commerciales hors professions réglementées.
Email pour la protection des données : [email protected]

3. Champ d’application de cette Politique de Confidentialité

Cette politique couvre les données traitées via :

• Notre site web
• Nos systèmes de réservation et de location de véhicules
• Nos canaux de communication mobile (email, WhatsApp, SMS, téléphone)
• Nos bureaux et services clients sur site
• La gestion des assurances et des accidents
• Nos systèmes GPS et télématiques
• Les outils de prévention de fraude et d'évaluation des risques
• Les processus RH, de paie et de formation des employés
• Les cookies et technologies de suivi

CHAPITRE 1 — DÉFINITIONS

Termes clés du RGPD et du droit autrichien :

• Données personnelles : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Traitement : Toute opération effectuée sur des données personnelles.
• Responsable du traitement : L’entité déterminant les finalités et les moyens du traitement — Klass Wagen GmbH.
• Sous-traitant : Prestataires agissant pour notre compte.
• Personne concernée : Toute personne dont les données sont traitées.
• Profilage : Traitement automatisé visant à analyser ou prédire un comportement ou un risque.
• Autorité de contrôle : Autorité autrichienne de protection des données (DSB).
• DSG : Loi autrichienne sur la protection des données.
• TKG 2021 : Loi autrichienne régissant les cookies et technologies de suivi.

CHAPITRE 2 — PRINCIPES DE TRAITEMENT (Art. 5 RGPD)

Nous respectons les principes suivants :

1. Licéité, loyauté et transparence
2. Limitation des finalités
3. Minimisation des données
4. Exactitude
5. Limitation de la conservation
6. Intégrité et confidentialité
7. Responsabilité

CHAPITRE 3 — CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

3.1 Données clients et conducteurs

• Nom, prénom
• Date de naissance
• Adresse, nationalité
• Téléphone, email
• Informations du permis de conduire
• Données du passeport ou de la carte d’identité
• Historique de location

3.2 Données contractuelles et de paiement

• Numéros de contrat
• Cartes bancaires (traitées par des prestataires externes)
• Données de facturation
• Dépôts, remboursements

3.3 Données télématiques et GPS du véhicule

• Coordonnées GPS en temps réel
• Positions de départ/arrêt
• Vitesse, direction, état du contact
• Données liées à des incidents

3.4 Données d’accident et d’assurance

• Descriptions d’accidents
• Rapports de police
• Photos, informations de témoins

3.5 Prévention de fraude et scoring de risque

• Comportement de location
• Tentatives transfrontalières
• Anomalies de paiement
• Rapports internes

3.6 Données RH et employés

• Documents de recrutement
• Données de paie
• Contrats
• Dossiers de formation
• Données de performance

3.7 Données de communication

• Enregistrements téléphoniques (si applicable)
• Messages WhatsApp Business
• Correspondance email

3.8 Données de cookies et de suivi

• Adresses IP
• Identifiants de session
• Analyses comportementales

Collectées selon le TKG 2021 uniquement avec consentement (sauf cookies essentiels).

CHAPITRE 4 — FINALITÉS ET BASES LÉGALES

4.1 Exécution du contrat (Art. 6(1)(b))

• Création et gestion des réservations
• Opérations de location
• Traitement des paiements
• Assistance client

4.2 Obligations légales (Art. 6(1)(c))

Conformément :

• À BAO & UGB (conservation comptable : 7 ans)
• Au droit des assurances
• Au Code de la circulation routière (réponses aux autorités)
• À la DSG pour certaines divulgations obligatoires

4.3 Intérêts légitimes (Art. 6(1)(f))

Incluant :

• Prévention de fraude
• Scoring de risque
• Sécurité du véhicule & suivi GPS
• Prévention du vol
• Respect des conditions de location
• Sécurité IT et réseau
• Optimisation du service client

4.4 Consentement (Art. 6(1)(a))

Utilisé pour :

• Communications marketing
• Cookies non essentiels
• Technologies de suivi
• Enquêtes optionnelles

4.5 Base légale RH

• Contrat de travail
• Obligations du droit du travail autrichien
• Intérêt légitime
• Consentement pour formations ou photos optionnelles

CHAPITRE 5 — SOURCES DES DONNÉES

• Directement auprès des clients
• Plates-formes de réservation tierces
• Prestataires de paiement
• Compagnies d’assurance
• Police ou autorités
• Systèmes internes
• Documents RH fournis par les employés

CHAPITRE 6 — COOKIES & TECHNOLOGIES DE SUIVI (Conformément au TKG 2021)

Nous utilisons :

Cookies essentiels

Nécessaires au fonctionnement du site.

Cookies analytiques (soumis au consentement)

• Google Analytics
• Microsoft Clarity
• Hotjar

Cookies marketing (soumis au consentement)

• Facebook Pixel
• AddThis
• Brevo Email Tracking

Nous n’activons jamais de cookies non essentiels sans un consentement explicite préalable.

CHAPITRE 7 — DÉCISIONS AUTOMATISÉES & ÉVALUATION DE RISQUE

Nous pouvons évaluer de manière automatisée :

• La probabilité de mauvaise utilisation d’un véhicule
• Le risque de défaut de paiement
• Les schémas de fraude transfrontalière

Aucune décision automatisée ne produit d’effet juridique sans intervention humaine.

CHAPITRE 8 — POLITIQUE DE TÉLÉMATIQUE (GPS EN TEMPS RÉEL)

Nous suivons les véhicules conformément aux directives de l’Autorité de protection des données autrichienne :

Finalités

• Prévention du vol
• Gestion des accidents
• Exécution contractuelle
• Sécurité opérationnelle
• Prévention de l’utilisation non autorisée transfrontalière

Utilisations interdites

• Surveillance des habitudes personnelles des clients
• Surveillance du comportement des employés, sauf cas légalement autorisé

Durée de conservation

• Journaux GPS : 7 jours, sauf incidents (accident, demande policière).

CHAPITRE 9 — DURÉES DE CONSERVATION

Conformément à BAO/UGB + RGPD :

• Données fiscales & comptables : 7 ans
• Contrats : 7 ans
• Formulaires de location : 3 ans
• Dossiers d’accident : 10 ans
• GPS : 7 jours (standard), plus selon exigences légales
• Dossiers RH : durée du contrat + 7 ans
• CCTV (si utilisé) : 72 heures max
• Emails : 12 mois

CHAPITRE 10 — TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Nous pouvons transférer des données hors UE uniquement avec :

• Clauses contractuelles types (SCC)
• Mesures supplémentaires (chiffrement, contrôle d’accès)
• Conformité à l’arrêt Schrems II

Sous-traitants concernés : AWS, Microsoft, Meta, etc.

CHAPITRE 11 — DESTINATAIRES DES DONNÉES

Sous-traitants (exemples)

• Hébergement cloud : AWS, Azure
• Email & marketing : Brevo
• Analytics : Google, Microsoft
• Paiements : Shift4 / PayU / Stripe
• Services IT internes
• Outils de support client

Autres destinataires

• Partenaires assurance
• Police et autorités
• Tribunaux
• Autres entités du groupe Klass Wagen

CHAPITRE 12 — MESURES DE SÉCURITÉ (TOMs)

Nous appliquons :

• Chiffrement
• Contrôle d’accès
• MFA (authentification multifacteur)
• Pare-feux
• Journalisation & monitoring
• Centres de données sécurisés
• Formation du personnel
• Protocoles de sauvegarde et de récupération

CHAPITRE 13 — DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Vous pouvez demander :

• Accès
• Rectification
• Effacement
• Limitation
• Opposition
• Portabilité des données
• Retrait du consentement

Autorité de contrôle en Autriche :
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
www.dsb.gv.at

CHAPITRE 14 — TRAITEMENT DES DONNÉES EMPLOYÉS & RH

Nous traitons les données RH pour :

• Contrats d’emploi
• Obligations salariales et fiscales
• Pointage / Temps de travail
• Formations internes
• Conformité au droit du travail autrichien

La formation transfrontalière repose sur :

• L’exécution du contrat
• L’intérêt légitime
• Des finalités administratives internes

CHAPITRE 15 — DONNÉES DES MINEURS

Nous ne traitons pas sciemment les données de personnes de moins de 18 ans, sauf lorsque cela est nécessaire pour un contrat de location et sous réserve du consentement documenté d’un représentant légal.

CHAPITRE 16 — COORDONNÉES

Klass Wagen GmbH
Schwadorf Industrie Strasse 1
2432 Vienne, Autriche
Email : [email protected]
Support client : [email protected]

CHAPITRE 17 — MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE

Cette politique peut être mise à jour.
La dernière version est disponible sur :
www.klasswagen.com

ANNEXE A — LISTE DES CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES

1. Données d’identification client

• Nom complet
• Date de naissance
• Adresse (résidentielle)
• Nationalité
• Numéro de passeport / CI, autorité émettrice, date d’expiration
• Numéro de permis, catégorie, pays émetteur, validité
• Signature
• Identifiant interne client

2. Données de contact

• Numéro de téléphone
• Adresse email
• Contact d’urgence (optionnel)

3. Données contractuelles & financières

• Numéro de réservation
• Numéro de contrat de location et historique
• Données du véhicule lié au contrat
• Méthode de paiement, données de carte tokenisées
• Dépôts, remboursements, factures
• Adresse de facturation
• Statut de paiement, montants impayés

4. Données d’utilisation & télématiques

• Position GPS en temps réel
• État du moteur (start/stop)
• Vitesse, direction, accélération
• Kilométrage
• Niveau de carburant / batterie
• Codes de diagnostic (si applicables)
• Données liées aux incidents

5. Données d’accidents & assurance

• Rapports d’accident
• Photos, vidéos
• Témoignages
• Numéros de rapports de police
• Numéros de dossiers d’assurance
• Correspondance

6. Prévention de fraude & scoring

• Modèles de comportement
• Tentatives transfrontalières
• Irrégularités de paiement
• Scores internes
• Listes internes signalées

7. Données de communication

• Emails
• SMS et messages WhatsApp Business
• Métadonnées ou enregistrements d’appels (si applicables)
• Interactions chatbot
• Tickets de support

8. Données de site web & cookies

• Adresse IP
• Identifiants d’appareil
• Type de navigateur, journaux de session
• Analytics : Google Analytics, Clarity, Hotjar
• Préférences cookies
• Identifiants marketing (basés sur consentement)

9. Données RH & employés

• CV, formulaires de candidature
• Contrat de travail, évaluations
• Paie, identifiants fiscaux
• Horaires et présence
• Dossiers de formation
• Journaux d’accès

ANNEXE B — REGISTRE DES ACTIVITÉS DE TRAITEMENT (RoPA) — Résumé

1. Réservations & contrats

• Finalité : gestion des réservations et contrats
• Données : identification, contact, permis
• Base légale : Art. 6(1)(b), (c)
• Destinataires : assurance, autorités, paiements
• Conservation : 7 ans
• Sécurité : chiffrement, MFA, journaux

2. Paiements

• Données : cartes tokenisées, facturation
• Base légale : Art. 6(1)(b),(c)
• Destinataires : Shift4/PayU/Stripe
• Conservation : 7 ans

3. GPS & télématique

• Finalité : sécurité, vol, accidents
• Données : GPS, vitesse, incidents
• Base légale : Art. 6(1)(f)
• Destinataires : police, assurances
• Conservation : 7 jours (plus en cas d'incident)

4. Marketing & analytics

• Données : cookies, IP, comportements
• Base légale : Art. 6(1)(a)
• Conservation : 12–24 mois

5. Prévention fraude

• Conservation : 3 ans

6. Accidents & assurance

• Conservation : 10 ans

7. RH

• Conservation : durée + 7 ans

ANNEXE C — SOUS-TRAITANTS UTILISÉS PAR KLASS WAGEN GMBH

1. Infrastructure Cloud

• AWS, Microsoft Azure

2. Communication & marketing

• Brevo, Meta, Google Ads/Analytics, Microsoft Clarity

3. Paiements

• Shift4
• Stripe
• PayU

4. Support client

• Intercom, Zendesk (si applicable)
• WhatsApp Business

5. IT & sécurité

• Monitoring serveur
• Solutions cybersécurité
• Sauvegardes & reprise

6. Assurances & juridiques

• Compagnies autrichiennes
• Conseillers juridiques

7. Groupe Klass Wagen

• Partage interne selon accords applicables

ANNEXE D — FEUILLE D’INFORMATION TÉLÉMATIQUE

1. Finalités du GPS

• Prévention du vol
• Assistance en cas d’accident
• Respect des conditions contractuelles
• Diagnostic véhicule

2. Base légale

• Art. 6(1)(f) RGPD
• Obligations de sécurité routière & assurance

3. Données collectées

• GPS temps réel
• Vitesse, direction
• Moteur on/off
• Codes d’erreur
• Données d’impact

4. Conservation

• 7 jours (standard)
• Jusqu’à 10 ans (accidents)

5. Accès

• Personnel autorisé
• Assurances
• Police (sur demande légale)

6. Utilisations interdites

• Profilage comportemental
• Évaluation RH
• Marketing

7. Droits

• Accès
• Rectification
• Suppression après échéance

ANNEXE E — MATRICE DES BASES LÉGALES

Finalité	Catégories	Base légale	Conservation	Destinataires	Sécurité
Création de contrat	ID, contact, permis	Art. 6(1)(b)	7 ans	Assurances, autorités	Chiffrement, contrôle d’accès
Paiements	Facturation, jeton carte	Art. 6(1)(b),(c)	7 ans	Processus de paiement	PCI-DSS, MFA
GPS	Télématique	Art. 6(1)(f)	7 jours (+ incidents)	Police, assurances	Transmission chiffrée
Marketing	Cookies, analytics	Art. 6(1)(a)	12–24 mois	Google, Meta	Gestion du consentement
Prévention fraude	Historique, scoring	Art. 6(1)(f)	3 ans	Interne	Journaux d’accès
Accidents	Photos, rapports	Art. 6(1)(c),(f)	10 ans	Assurances, police	Stockage restreint
RH	Données employé	Art. 6(1)(b),(c)	Durée + 7 ans	Autorités fiscales	Systèmes RH sécurisés
Support client	Communications	Art. 6(1)(f)	12 mois	Interne	Chiffrement, journaux